|
If you are interested in this subject you can download
this article easily. You will have a word document after you extract
the downloaded file (133 KB).
Mimar projesini çizip teslim eder. ODTÜ Endüstri Mühendisliği Bölümü öğrencileri Systems Design dersinin projesini yapmak için bölümün önerdiği şirketlerden seçimlerini yaparlar. Dersin hocası seçmeli dersi almak isteyen öğrenciye dersin projesinin final notu kadar ağırlıklı olacağını söyler. Otomobil fabrikasının montaj hattı müdürü yabancı ortağın yeni geliştirdiği otomobilin üretimi için yeni bir hat kurulacağını, bu hattın kurulması projesinin kendilerine verildiğini çalışma arkadaşlarına aktarır. Elektronik firmasının üst düzey yöneticiler toplantısında patron, yeni telsiz telefon projesinde AR-GE ve üretim ekipleri arasındaki sorunların acilen çözümlenmesini istedi. Başbakan Tansu Çiller Bakü-Ceyhan Petrol Boru Hattı projesine Amerikanın tüm gücüyle destek verdiğini söyledi. Savunma Sanayi Müsteşarlığı savunma projelerine ayrılan bütçenin yetersiz olduğunu söyledi. Yazılım projelerinde hazır ticari ürünlerin kurulumu ile yeniden kod yazılması birbirlerinden tamamen farklı deneyimler gerektirir. 2020 yılında 8. Boğazköprüsü projesini tartışıyor olacağız. Ankara Metrosu projesini sahiplenme konusunda eski ve yeni belediye başkanları arasında anlaşmazlık var. TAI F-16 projesini başarıyla tamamlamıştır. Her Türk vatandaşının yılbaşı ikramiyesi için gizli bir projesi vardır.
Görüldüğü gibi "proje" kavramı günlük dilde birbirine benzemeyen pek çok şeyi tanımlamak için kullanılmıştır. Bu yazıda proje kavramı proje tipi üretim yapan iş yerlerinin ürünlerini tanımlamaktadır; seri üretim ya da proses tipi üretim yapan işyerlerinin proje adı verdikleri bazı süreçlerini değil. Başka alanlarda olduğu gibi proje yönetimi konusunda da Türkiye'de körlerin fili tarifi devam ediyor. Özellikle SAP PS modülünde durum böyle. Kendi tuttuğumuz parçasının filin tamamı olmadığını belirtmek için bunu yazdık.
Diyelim ki şirketiniz, sabit fiyatlı 6 yıllık bir yazılım projesinin ihalesine girdi ve kazandı. İşi yapmaya başladınız, 3 yılı geçirdiniz, maliyet muhasebesi biriminiz o güne kadar proje bedelinin % 45'i kadar maliyetinizin biriktiğini söylüyor. Projenin ve proje ekibinin performansı nedir? Sürenin yarısının bittiğine bakarak işin de yarısının bittiğini söyleyebilir misiniz? Bildiğiniz iki, bilmediğiniz bir şey var. Bildikleriniz sürenin yarısının geçtiği, paranın da yarıya yakının harcandığı. Bilmediğiniz şeyse işin ne kadarının bittiği. Bu durumda bu projede karlı gidiyoruz, başarılıyız, sonunda şirketimiz teklif verirken planladığı karı edecek diyebilir misiniz? Sonunu önceden göremediğiniz bir projeniz "yönetiliyor" olabilir mi? Proje bittiğinde ne olacağı önceden kestirilemiyorsa, proje yönetimi "yönetmiyor", sadece "izliyor" demektir. Bu durumda proje yöneticisi size gelse ve "işi buraya getirene kadar adamlarım geceli-gündüzlü çalıştı, adamlarım primi haketti", dese, prim öder misiniz? Diyelim ki projenin henüz başlamayan bir aşamasında donanım alımlarınız var ve kısa bir süre içinde çok fazla para ödeyeceksiniz, o aşamada sürenin yarısı henüz geçmişken paranın yarıdan çok fazlası harcanmış olacaktır. Bu durumda ne yapacaksınız? Sabit fiyatlı bir projede siz proje bedelinden fazla harcama yaptınız diye de işveren fazla ödeme yapmayacaktır. Bu durumda ne olacak?
Ölçemediğiniz bir süreci yönetemezsiniz.
Diyelim ki yeni moda enerji santrallarinden birinin ihalesini yap-işlet-devret modeli ile yapmak üzere kazandınız. Santralın teknik ömrü içindeki toplam kapasitesini ve devletle yaptığınız birim fiyat anlaşması ile toplam gelirinizi ve kar oranınızı belirlediniz, toplam işletme giderlerini de tahmin ederek santral yapım maliyetini buldunuz. Bu hesaplamalarla girdiğiniz ihaleyi aldıktan sonra santralin yapımı artık yatırımcı açısından sabit fiyatlı bir proje haline gelir; teklif aşamasında öngörülen yatırım maliyetini aşmaya başladığınızda önce karı eritip sonra da zarar etmeye başlarsınız. Birkaç yıl boyunca sürecek santral yapımının kaça mal olacağını, gerçekten teklifte planlandığı limitler içinde bitirilip bitirilmeyeceğini merak içinde sabredip beklemek bir yatırımcı için mümkün müdür? Bunun için falcıya gitmek ya da istihareye yatmak mı gerekir?
Diyelim ki yabancı bir ortakla Türkiye'de büyük bir proje işine giriştiniz. Ortağınız, "Ee hayırlısıyla bu iş planladığımız gibi bitecek inşaallah" demenizle yatırdığı milyonlarca doların akibetini görmek için birkaç yıl boyunca beklemeyeceğine ve istihareye yatmayı da bilmeyeceğine göre, projenin performansını izlemek için sizden düzenli rapor isteyecektir. Ne tür raporlar gönderirsiniz? Sahaya götürüp yolun, barajın, geminin, santralın, köprünün, metronun yapılan bölümlerini gösterip "iyi gidiyor iyi, işler yolunda" diyemezsiniz. Gerçekleşen maliyet raporları onlara yetmeyecek ve yanında işin fiziki ilerleyişinin de ölçülmesini isteyeceklerdir.
Şirketiniz bir projede boru döşeme işi yaparken diğer bir projede termik santral yapmaktadır. Yıl sonunda bu doğaları farklı iki işte nerede, ne durumda olduğunuzu nasıl konsolide edip yönetim kuruluna raporlarsınız? Birinde 5 km boru döşediniz diğerinde de kurulacak toplam 3 üniteden birini bitirdiniz diyelim, bu durumda yönetim kurulu şirketinin konsolide performansını nasıl, hangi raporla bilecek? Aynı durum aynı anda çok farklı alanlarda proje yapan/yaptıran büyükşehir belediyeleri, büyük yüklenici şirketler, Savunma Sanayi Müsteşarlığı, Enerji ve Tabii Kaynaklar Bakanlığı gibi kurumlar için de geçerli.
Şimdi "Bu işler Türkiye'de böyle olmaz aslanım" diyebilirsiniz. "Ben Bayındırlık Bakanlığından baraj ihalesini en düşük fiyatı verir ve alırım. Sonra da torpil ve rüşvetle fiyat artırımı kararnamesi çıkartırarak fiyatı artırırım. O olmazsa yıl sonuna doğru yaptığım işleri biriktirir, yeni birim fiyatlarla yeni yılın ilk gününde hakediş yaparım. O da olmadı, birim fiyatı düşük malzeme kullanır, kontrol mühendisine birim fiyatı yüksek malzeme diye onaylatırım. O da olmadı toprağın altında kalacak kimsenin açıp bakmayacağı işlerde rakamları büyütürüm. Ooo bizde numara çok. Hiç de senin dediğin gibi proje kaça biter, ne zaman biter, şimdiye kadar ne kadarı bitti gibi işlerle uğraşamam. Kaça, ne zamana biterse de bitsin asla zarar etmem, bir yolunu bulur o zararı işveren kamu kuruluşuna ödetirim. Gecikmeler de beni bağlamaz. Türkiye'de her proje gecikir, her proje bütçesini aşar zaten."
Bu yazıda anlatılan Kazanılmış Değer Analizi (KDA), düzgün çalışan bir şirkette, sabit fiyatla alınmış bir projenin yöneticisine, başlangıçta öngörülen karı garanti altında tutarak projesini yönetmeyi ve bitirmeyi sağlar. Proje bitmeden gidişatı gösterir, gemi karaya vurmadan ufkun görünmesini sağlar. Amerika kökenli, ancak uluslararası iş piyasalarında genel kabul görmüş bir yöntem olduğu için de Türkiye dışı ile iş yapma yeteneğinizi artırır.
"Siyasetçisinden bürokratına, kontrol mühendisinden saymanına kadar ben işlerimi bildiğim gibi yürütürüm ve hesap kitap, analiz manaliz de yapmam, zarar da etmem" diyen girişimcilere/yüklenicilere bu yazı ancak şunu söyleyebilir: "Tamam o yöntemlerle para kazanmaya devam edebilirsiniz, ama belki onun üzerine kazanabileceğiniz bir para daha vardır".
Bu yazı yukardaki ve benzeri sorulara yanıt verebilecek bir yöntemi tanıtmayı amaçlamaktadır. Benzer bir yöntem ülkemizde işverenenin kamu kurumları olduğu inşaat projelerinde yapılacak işlerin ve malzemelerin tek tek Bayındırlık Bakanlığı listeleri ile tanımlandığı ve fiyatlandırıldığı durumlarda zaten kullanılmaktadır ancak yapılacak projenin yazılım, gemi inşa, uçak yapımı, yüksek teknolojili yatırımlar gibi Bayındırlık Bakanlığınca birim fiyatı belirlenmemiş işler olması ya da işverenin özel sektör ya da yabancı kuruluş gibi Bayındırlık Bakanlığı fiyatlarını kabul etmeyecek bir kurum olması durumunda bu yöntem kullanılamamaktadır.
Türkiye'de sıkça yaşanan hatalardan biri, yeni bir yöntem ve kavram ortaya çıktığında (ya da ilk kez duyanlar onu yeni çıktı sandığında) o yönteme gereğinden fazla önem yüklenmesidir. Oysa tüm dünyanın bildiği gibi yönetim sistemleri yönetmezler, insanlar yönetirler (1). Ortaya çıkan aksaklıkların kendilerinden değil de sistemden kaynaklandığına iman etmiş yöneticiler, yeni duydukları sistemlere fazla bel bağlarlar. Yöneticiler bir şey yapmasa da, bu sistemler kendi başlarına tüm sorunları çözecekler beklentisiyle, Türkiye, gümrük birliğine, özelleştirmeye, serbest bölgelere böylesine bir imanla bağlandı. Okuyanlarda bu yazının da benzer bir etki yaratmaması için bu uyarı gerekli görülmüştür. Kaldı ki yöntemin anavatanı ABD'de bile, son otuz yılda geliştirilen ve kendini kabul ettirmiş bu yöntemin, yeterince tanınıp kullanılmamasından şikayet edilmektedir (10).
Avustralya'nın ABD deneyiminden elde ettiği kazanımı Türkiye'nin de elde etmesinde yarar var: KDA için farklı proje sektörleri ve farklı kamu tedarik makamları için ortak bir dil ve yöntem belirlenmesinin gerekliliği (2).
KDA bir "projeler için finansal yönetim" tekniği değil, bir "proje yönetim" tekniğidir (2). Projenin risk yönetimi de buna dahildir (3), (4), (7). Risklerin tanımlanmasında ve izlenmesinde kullanılır (9)
ÖZET
Bu yazıda, dünyada olduğu gibi Türkiye'de de az bilinen ve hak ettiği kadar kullanılmayan son derece güçlü bir proje yönetim sistemi olan kazanılmış değer yönetim sistemi tanıtılmaktadır.
Yazı iş yaşamındaki proje yönetimi konusunda bulunan boşlukların sorgulandığı bir giriş bölümünden sonra yöntemin tanıtıldığı bir bölümle devam etmektedir.
Uygulamadan doğan bir yöntem olmakla birlikte geçen süre içinde sağlamlaştırılmış teorik temellerinin özetlendiği bir bölümden sonra, yazı küçük bir örnek ile yöntemi sayısal olarak tanıtmaktadır.
Yöntemin daha çok bilinen CPM/PERT yöntemine göre avantajları da kısaca tartışılmıştır.
Yazının asıl önem taşıyan bölümü, yöntemi, henüz pek az bilinen SAP PS paketi üzerinden örneklemesidir.
SAP, Türkçe ve İngilizce terminolojinin tam anlaşılabilmesi için formüllerin de yer aldığı bir tablo ayrıca verilmiştir.
SUMMARY
In this paper earned value management system (EVMS), a very powerful but underutilized and rarely known project management tool, is aimed to be introduced.
Paper begins with some questions underlying most annoying problems in project management business. It continues by a brief definition and history of EVMS.
A conceptual framework to the system is described before the section superior and inferior aspects are discussed.
The section in which EVMS is demonstrated with a numeric example on Project System module of SAP package is followed by a short glossary indicating the terms in English, Turkish, SAP PS and US. Department of Defense terminology.
Belgenin tamamını bilgisayarınıza yükleyebilmek için: kda (133K zip)
|
